小张有5年项目管理经验，擅长使用各种各样的图表来制定项目计划，甘特图、WBS都非常精通；小张还是个具有领导力的项目经理，与项目相关方的关系都比较和谐，推进项目进度的时候各方都愿意配合，因此小张的工作颇为顺利。

不过，最近小张在项目管理中面临一个棘手的问题：公司计划上线一套软件系统，小张是该项目的项目经理，按照之前确定的需求说明，该项目按照前期规划执行，但随着项目的实施推进，小张发现原来的需求有不完善之处，因此想要进行项目范围变更；但是提出范围变更需求，不仅会带来额外的成本，项目的进度、交付物成果也会有所变化，有很大的验收风险，小张觉得焦头烂额，后悔自己的失误，也苦恼于如何降低风险。

二、案例分析

企业的项目管理活动不是一成不变的流水线，在各种因素的影响下，项目的确经常会发生变更；而甲方公司作为需求提出方和最终受益者，拥有评审项目的资格，但同时也是项目实施过程中最大的变数。

1.项目范围变更的原因和影响

在甲方和乙方共同合作的项目中，乙方根据甲方的理念和需求规划执行方案，大多数的项目范围变更的提出主要来自于甲方，项目范围变更通常有以下几方面的原因：

①对项目需求的认知不到位

甲方作为需求提出方，需要进行前期的需求整理和提出，但很多时候甲方只知道自己要部署这个软件、想达到某些目的，更具体的需求就不明确了，在乙方的推动下，他们整理出需求单，并认为可以签约立项。这个时候就很容易出现甲方在项目实施过程中，因为接触并了解了具体的实施内容，发现自己的需求单存在问题，想要进行补充或者变更的情况。根据文章开头案例中小张的描述，他的项目范围变更的原因应该就是属于这一类。

②项目组织、流程不规范

除了对项目的需求认知的不到位，甲方企业内部的组织如果不规范，或者流程有明显的缺陷，其对项目范围的评估和对项目进度的管控可能会出现问题，从而导致项目范围发生变更。在项目管理活动中，项目的组织越科学，则越能有效制约项目范围的变化；项目的流程越规范，项目范围变更的风险越小。

③不可抗力因素

不可抗力因素包括外部的不可抗力和内部的不可抗力，外部的不可抗力是指政策、法律、疫情等大环境因素，一旦有此类不可抗力因素出现，项目的范围变更就是必然的了，相关人员只能尽量减少其中的损失和风险；内部的不可抗力包括技术的难题、组织架构的变化等，比如说项目进行到一半，上级领导换人了，新领导对该项目有自己的想法，就会提出项目范围变更的意见。

项目范围变更主要改变的是项目的边界，项目的目标和交付物成果也随之发生变化，这对整个项目的影响是巨大的。甲方提出的范围变更需要乙方来完成，而乙方针对合同外的需求必定会要求额外支付相应的费用，所以项目范围发生变更，影响最大的还是甲方。甲方要追加资金资源的投入，甚至要推迟项目交付的时间，如果处理不好，企业业务和利益都会受到影响。因此，面对项目范围变更，甲方需要进行强有力的管理。

2.如何应对项目范围变更管理

造成范围变更原因很多，对于可控因素造成的范围变更，除了项目经理需要具备丰富的经验之外，还需要规范的项目管理流程。项目范围变更管理的目的是以一种对项目影响最小的方式改变现状。项目经理很多时候都是“有责无权”的，因此企业的项目管理活动要有更完善的流程和监控机制，以加强对项目范围变更的管理。

在实际的项目管理过程中，项目管理者要做到及时掌控项目变化、合理处理范围变更、监督范围变更的合理性，项目范围变更才有可能得到有效管理和控制。一旦项目范围变更成为既定事实，借助专业项目管理工具有助于控制和降低范围变更带来的风险，同时可以将项目管理流程固化，避免将来重蹈覆辙。对于项目范围变更，专业的项目管理软件（以易趋项目管理软件示例）可以从变更前的风险预警、变更中的计划调整、变更确定后的监控管理进行管理。

①变更前——及时发现变更风险

项目具有易变性，可以说每个项目都存在一定的变更风险，项目管理人员不能等着风险找上门，然后手忙脚乱地补救，而是要主动出击，及时根据项目的状态预测和发现风险。项目发生范围变更前往往也会有预兆，比如说项目的某一环节推进很艰难、项目成员提出了很多相关问题，或者项目的阶段交付物一再推迟、质量不达标等。

项目管理人员光靠手工的管理和沟通，很难对项目变更风险提前预警，做出科学的反应，借助于易趋的实时监控和预警系统，信息的灵敏度会更高，项目经理可以及时分析是否有变更风险。在灵敏的项目管理系统上，项目的任务、交付物等内容一目了然，并以颜色区别状态，方便相关人员跟踪。

②变更中——降低项目范围变更损失

·科学变更项目计划，做好基线管理

确定实施项目范围变更后，项目经理要对项目计划进行相应的调整，以适应新的项目范围要求。而项目计划的变更往往是反复、多次的，变更前后的项目计划版本对分析和跟踪项目有很大意义。在易趋上，项目每次变更，原有的版本和修订的版本都完整保留，以便管理者对不同版本进行对比分析。

·合理变更项目资源，实现资源价值最大化

项目的范围发生变更，该项目的资源计划也会受到影响，需要增加或者缩减一定的资源投入，如果企业内部的员工排期不清晰，就可能产生较大的风险，造成资源不足或资源利用不合理的情况，甚至影响企业的其他项目。易趋可以通过资源管理对员工进行角色定位，查看员工目前所在的项目及其工作负荷状态，对资源情况的全盘掌控有助于在在项目范围发生变更的时候，能够快速调拨或者抽离资源，重新进行资源规划和协调，降低范围变更造成资源冲突或者不足对项目造成损失的风险。

③变更后——复盘项目变更过程

在该项目完成后，企业需要对其进行复盘和总结，为今后的项目提供经验参考，降低风险。项目的复盘需要大量的数据支持，需要项目变更前后的过程对比，让整个复盘更科学有据，在易趋上，系统提供多种报表，自动帮助统计和分析项目数据，提高项目复盘的效率。