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生态系统体系下的项目管理建设问题

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标题:项目经理怎么摆脱“救火队长”角色
楼主

ETPPM
PMB:2325
省份:广东省
行业:IT软件
注册:2016/6/13
  
  
在项目的实施过程中,项目经理为什么总是充当“救火队长”的角色?不是在救火就是在去救火的路上?因为项目是创新的、独特的,不稳定和超乎计划的事件是“家常便饭”,你永远不知道接下来会有什么“黑天鹅”,但是常见的一些风险是可以预见的,在做计划的时候可以预留一些弹性空间,在项目管理过程中做好风险管理,可以降低突然的“着火”现象。
不想做“救火队长”,就需要做好项目的风险管理。

在前期工作中,提前做好项目风险管理,事前预防代替事后救火。对风险管理的三个流程做好管控,对项目过程中的风险及时预判,全面预防积极处理,可从根本上解决问题,保障项目如期交付。


1.风险识别,进行风险类型判断
项目风险的识别是进行有效风险管理的前提条件。如果不了解风险的特征就无法判断它们可能产生的影响,也无法进行有效地风险管理。风险识别需要从源头出发,项目管理是通过项目活动来实现项目的最终目标,所以可从项目计划开始进行风险识别。
最基本的原则就是可以对任何一项任务提出疑问:例如该任务是否可以顺利完成目标?考察的方面包括范围、资源、进度、成本、质量等常见项目要求。这些就是项目的具体风险类型,针对其特性,实施相关风险应对措施。


2.风险管控,进行风险处理的同时持续进行监控
明确风险类型后,下一步就是怎么做可以进行风险处理,可通过规避、转移、减轻、接受等四种处理方式来应对。同时,风险是动态变化的,最大的特性即不确定性和偶然性,所以风险管理应贯穿项目全生命周期;还需全面持续的监控,看应对措施是否有效,风险是否有变化。


3.风险评估,进行风险优先级判断
由于项目的资源有限,当我们评估风险概率和风险影响的时候,一定要对所有的风险进行优先级划分,确定哪些风险是要优先处理,哪些可以延后处理。在进行风险优先级划分时,还要考虑风险临近度这个重要因素,确保优先处理即将发生的风险。


风险充满了不确定性,对项目经理来说一款合适的工具可以更好地进行风险的管控,能够及时发出风险预警,帮助项目经理及时发现风险,否则对于风险管理将会非常依赖项目经理的专业能力和丰富经验。引起风险的因素很多,常见的因素如进度延误、成本超支、质量不达标等。如果使用易趋项目管理软件辅助企业的项目管理,可以从以下几方面进行管控。


1.两级计划管理,把进度延误风险扼杀在摇篮
项目经理通过易趋系统制定里程碑计划和wbs计划后,系统可以实时监控项目完成的进度,通过示警提示进度延误的情况,项目经理可提前了解哪个阶段或哪项任务有延误的可能性。因每项任务都有明确的责任人,所以可及时跟进到个人,了解具体情况进行项目的进度风险处理。


2.做好资源管理,让成本一目了然
易趋系统针对资源管理分别为不同层级的人员制定资源模块规划,进行资源规划后,可实时监控计划与实际使用情况,及时进行资源的变更调拨,保障项目的资源合理化利用,最大限度的进行成本的节约以及项目资源风险管控。


2.1项目经理可做资源需求计划
部门经理可根据项目的具体任务,进行资源需求的申请,单位可精确到人月、人天、人时。模块包括项目阶段实际和计划所用工时数据对比,通过颜色进行示警,红色即代表超出计划需求。项目经理可跟进项目成员了解情况后,及时进行资源需求的变更修订申请,预防项目出现资源风险,导致成本上升。


2.2部门经理可做团队人员调拨计划
部门经理收到项目经理的资源需求计划申请后,就可根据部门成员的工时分配情况进行项目的需求匹配,进行人员的调拨。因每位成员负责多个不同的项目,部门经理在进行人员调拨时就需要掌握每位成员的实时用工情况,可通过易趋系统实时掌握情况。
系统通过色块进行情况展示,红色即代表计划分配超过可用工时,可及时进行人员工时调整,保障各项目的进度。


2.3执行层可做任务工时填报
项目成员在收到任务后可进行工时填报,具体到人时;每日下班前进行任务进度滑块的拖动,报告任务进度,及时汇报工作进度,让项目经理全面掌握项目的进度情况。如下图工时填报模块,可进行计划以及任务完成情况跟踪。

通过自上而下资源规划与自下而上的工时汇报,让资源的使用情况一目了然,以防资源的不足与超额使用带来项目的成本风险。除此之外,如果项目实施过程中涉及到采购方面的成本,易趋也能够全面支持。


3. 闭环质量管理,让项目质量得到保障
在项目管理过程中,可以对任务的关键交付物提前设置质量检查,打造闭环的质量管理,降低风险影响,保障项目的质量。如图6,在质量管理模块,编制质量检查单,跟踪记录质量检查情况并提交、跟踪和解决质量问题。


4.风险管理,提前全面控制风险,避免风险发生
根据进度、资源、质量、成本等信息进行风险识别和提示,项目经理可以使用易趋来列出项目中可能出现的风险,设置风险的状态、类型、以及等级,一目了然了解风险情况,并根据分析制定相应的策略,及时管理风险的全过程,降低项目风险,避免风险发生给项目带来损失。


总结
项目经理总是疲于解决各项突发情况,其实更应做的是进行风险的预防工作,培养风险意识,提升风险管理能力,化被动为主动。
风险管理贯穿整个项目周期,项目经理应关注项目每个环节以及阶段的重难点,及时跟进项目的进度,提前做好风险应对计划,为项目的目标实现做到万无一失。

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回复 | 引用 发表时间:2022/4/12 19:49:00

小楠旋风
PMB:24
省份:四川省
行业:生产制造
注册:2022/4/16
  
  
标题:Re:项目经理怎么摆脱“救火队长”角色
1 楼
经验教训登记册很重要,积累项目经验,风险项尽可能清楚才能更好控制风险,项目进度及时更新及分析延误原因及风险点,随时调整资源或变更来控制总进度计划
回复 | 引用    回复时间:2022/4/16 22:37:08
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