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集团企业生态体系下的项目管理建设问题

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标题:“在吗?”一秒破防的崩溃瞬间,打工人不配拥有爱情
楼主

ETPPM
PMB:2325
省份:广东省
行业:IT软件
注册:2016/6/13
  
  
最近“当代社恐人的崩溃瞬间”又上了热搜,大家纷纷分享了自己工作和生活中遇到一些崩溃瞬间,例如害怕逛街、剪头发时,导购和理发师的频繁尬聊、工作中同事突然的视频电话等等。

本以为身边盛产“社牛”的项目经理们都是从容自信应对生活工作,没想到他们也经常有破防崩溃瞬间:
最怕深夜收到甲方的”在吗“,他接下来肯定是要加需求没错了!
项目方案改了上十版,最后选择了第一版!
项目实际进度总是赶不上项目计划时间,加班是常态!
项目好不容易交付了,但是尾款一问总是在走流程中...
项目中无论是哪个环节出现问题,都是项目经理的锅!
.........

项目经理们的破防瞬间这么多,主要来源于其工作的繁琐与复杂。但日常工作中也不是毫无章程可依,想要减少破防崩溃的几率,不仅需要长时间的项目经验积累,最重要是掌握专业的理论和方法。一套解决问题的万能方法模型,可以帮助项目经理全面思考问题,有条不紊的解决项目管理中的问题,拒绝破防崩溃。


1.5W2H方法论,有效帮助项目经理”填坑“
在项目管理中,项目经理总是在频繁和各方沟通解决各种突发问题,即使天天加班,问题的解决总是会遇到很多困难点。这种情况下,需要具备系统思维,对问题进行梳理,5W2H这套方法论可以有效帮助项目经理全面思考,避免遗漏。

5W2H分析论又叫七问分析法,通过提问,发现解决问题的线索,有助于思路的条理化和全面思考问题。这一方法论比较简单、易懂且百搭,在问题比较复杂时,很容易结合其他方法论一起使用。下面看看如何运用5W2H解决问题。


1.1What(是什么)—明确问题
解决问题的前提需要明确是什么问题,即确定此次工作的目的。问题的描述尽量清晰简洁,一目了然。
在这一步骤上,还可以分析问题解决的利弊,不解决会带来什么弊端,解决的话会产生什么效益,明确问题的优先级。项目经理在进行项目管理时,遇到问题可能会有多个,那么在无法都马上解决的情况下,就需要根据优先级来解决了。


1.2Who(谁来做)—明确责任人
这一问即根据确定的问题,判断谁适合对问题进行处理解决。寻找与问题有关联的项目人员,有可能参与问题解决的成员不止一位,但项目经理一定要确认好一位负责人,避免后续解决问题跟进时,团队成员互相推诿,导致问题解决进度缓慢。


1.3When(何时做)—明确解决时间
确认好责任人后,就需要根据问题的具体情况以及项目的整体交付时间,确定问题解决的具体时间。项目经理需要充分考虑到项目的进度安排,在确保整体进度能如期进行的情况,尽快解决问题。


1.4Where(在哪里)—明确解决位置
这一步骤是明确问题需要在哪里解决,也可以是需要在哪一阶段进行解决,根据问题的实际情况来确定这个位置。例如:这一问题需要在项目正式交付前去往甲方公司进行协调。交付前是问题需要解决的阶段位置,甲方公司就是问题解决的实际位置。


1.5Why(为什么)—明确问题原因
在确定解决办法时,最重要的一个步骤是梳理问题发生的原因,产生这个问题的核心原因是什么?后续的方法才能更有针对性。
这一步骤可以结合鱼骨分析法来寻找问题的根本原因。将问题写在鱼头上,画出大骨填写大要因,中骨和小骨则是中小原因,可以跟项目成员一起共同讨论绘制。


1.6How(怎么做)—明确解决方法
梳理出问题的产生原因后,就根据原因确定解决方法。这一过程可以结合PDCA循环:Plan(确定解决方法)、Do(根据计划执行)、Check(实施过程中检查) 和 Act(收集成功的经验,纳入标准)。


1.7How much(多少)—明确解决应达到的质量
这一过程是明确问题处理后应该达到质量水平,需要处理完成到什么程度,才会确保项目能按时交付。在计划时就需要跟甲方确认好最后交付的质量水平,如在项目进展过程中,有任何变动也需及时沟通确认。

通过以上七问可以进行全面梳理,有效避免有遗漏的部分。在日常工作中,也可以利用这一方法论对之前在所做的项目计划进行一一核对,看看有无错漏的部分,提前筛选出问题,预防解决。项目经理在遇到复杂的问题时,依赖个人能力进行梳理解决,耗时耗力,如何能借助专业的项目管理工具,使”填坑“更加便捷高效呢?


2.借助专业项目管理工具“填坑”更便捷高效

2.1全面监控,及时发现问题
问题发生再进行问题解决,不是一种良性的项目管理方法,会经常打乱想项目经理的日常工作计划,时常处于一个救火的状态。而好的项目管理,可以借助工具,及时发现问题,在问题还没爆发前就扼杀解决。

易趋系统在项目开展后,支持多维度项目状态监控,从任务、成本、风险、问题、工时、费用六个维度进行项目数据收集分析,全面进行项目的进度监控。


在任务维度,包含任务分布以及进度偏差两个方面:通过饼状图根据任务类型分布展示所有任务;根据各个任务的进度,通过柱状图表展示里程碑任务或一级大纲任务计划与实际进度偏差。


在成本维度,包含绩效趋势和挣值分析两个方面,分析项目挣值数据中SPI、CPI、PV、AC、EV值。按照计划目前应该完成工作成本、实际成本以及完成了多少预算的工作等数值分析,全面把控成本是否超支。


在问题和风险维度,通过饼状图按照不同维度详细展示了各个问题以及风险的分布情况,项目经理可以及时识别风险和问题,进行解决。


在工时维度,包含计划工作量分布报表、计划工时统计表、按资源类型统计工时表、阶段资源预算偏差统计、按资源明细统计实际工时统计、实际工时统计表、按任务名称实际工时统计表、按任务类型实际工时统计表、以及实际工时明细等。通过这些详细分析,项目经理全方位多角度监控项目工时是否有问题隐患。


2.2计划变更,版本比对易于分析决策
项目经理在识别问题需要进行问题解决时,涉及到比较大问题需要进行计划变更时,易趋系统支持项目计划和里程碑计划的变更修订。申请通过后,项目计划里修订过的部分可以跟之前的版本进行比对,便于后期进行分析决策,看看调整后的计划进度是否正常等。为了解决问题进行项目计划变更时,任务的责任人、任务完成时间包括所处阶段,都在系统中展示的一目了然,后期跟进也清晰方便。


2.3质量管控,确保问题解决质量
在解决问题后,需要确保其质量达到交付标准。易趋系统在质量模块可设置交付物的质量检查,预设交付物的检查标准,在完成后进行检查评审,对于不符合的项,也可以在系统跟进,直至解决。


总结
项目经理的日常工作繁杂,导致破防崩溃的原因总是数不胜数,但是在长时间的项目经验积累后和学习掌握专业的理论和方法,可以武装自己,有效且快速解决项目管理中遇到的”坑“。通过5W2H方法论可以明确问题、责任人、完成时间、解决阶段、问题的原因、解决方法以及应达到的质量,全面的系统思维,确保问题的解决;而选择一款合适的项目管理工具作为武器,更能使”填坑“便捷高效,拒绝崩溃破防。
文字

回复 | 引用 发表时间:2022/5/27 18:43:20

liyi3205
PMB:24
省份:四川省
行业:工程设计安装
注册:2022/6/1
  
  
标题:Re:“在吗?”一秒破防的崩溃瞬间,打工人不配拥有爱情
1 楼
项目经理的工作本身就是繁杂,随着工作经验积累,会慢慢适应,同时也会有一套自己的应对方法,但是想完全避开崩溃的情况,是不现实的。
回复 | 引用    回复时间:2022/6/1 14:46:34
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