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项目管理与PMP认证
PMP考试中变更管理的解题技巧 [发表于 2021/4/23]
状态 开放帖 精华贴 浏览量 892   
该帖子同步发自圈子:PMP备考一簇 (访问该圈子)

  在历届PMP考试中,都会有相当的篇幅在描绘变更的场景。总有些学员针对这种变更题目无所适从。针对何时应该提交变更请求,何时需要先进行影响分析,何时选实施整体变更控制等情况一筹莫展。

  针对变更管理的题目,其实场景可以千变万化,我们只要抓其主干和核心思想,就可以在实际的考试中解决掉绝大多数题目,做到事半功倍的效果。

  以下的主要和核心思想供大家参考:

  1、任何变更,无论大小都需要走整体变更控制流程。变更无论大小,即使题干中描述是“微小的变更”,不会对任何绩效产生影响,也需要走整体变更控制的审批流程;

  2、变更请求一定是正式书面提出,发邮件不是正式书面,而是非正式书面,最好是以系统的形式提变更申请单(Change Ticket)。当项目团队收到变更请求后,应该综合分析潜在的影响后再考虑如何应对;

  3、针对新需求,无论是内部还是外部相关方提出的,一律先提交变更请求给项目经理,项目经理及团队对变更进行影响评估或分析,再决定是否团队内部审批或提交给CCB审批;

  4、针对团队绩效偏差导致的纠正措施或缺陷补救类型的变更请求,一般先进行影响评估或分析,再适度提出变更请求;

  5、通过控制质量过程审查已批准变更请求是否按已经批准的方式实施,关联联控制质量的工具会议,此内容在PMBOK第305页可以找到。通过管理质量过程的质量审计工具来确认已批准变更请求实施的预期效果;

  6、项目经理可以批不涉及基准改变的小变更以及紧急变更的情况。变更控制委员会(CCB)批涉及基准改变及重大变更;

  7、已经确定基准的项目管理计划,在后期改变的时候也需要严格走变更控制流程,并寻求CCB的审批;

  8、CCB负责审批变更,但不负责分析变更的影响。针对新需求,项目经理及项目团队在发起变更请求后或收到外部相关方的变更请求后,需要进一步的评估或分析影响,再把变更请求提交给CCB。如果是针对团队绩效偏差(比如CPI或SPI<1的情况)而提出的关于纠正措施或缺陷补救类型的变更请求,需要团队内部先针对此类变更评估或分析影响,如果需要CCB批,就提交给CCB来进行进一步的审批;

  9、CCB成员包括关键相关方,比如客户、项目发起人、职能经理、项目经理(PM)、专家(SME)和供应商(Supplier)等;

  10、如果无法判断变更是否涉及基准改变,而其他选项不合理,可以选择有CCB的选项,强调变更需要经过审批。如果变更请求处理的状态不确定,也选择较大的组织,比如CCB。

  11、在变更经审批后,要先记录变更结果,更新项目管理计划和项目文件,然后通知受影响的干系人(相关方),才能带领团队执行变更;

  12、变更一旦审批通过,需要根据决定尽快实施被批准的变更。用控制质量过程来审查已批准变更请求是否按要求实施;

  13、如果审批被拒绝,项目经理与变更申请人沟通,再重新提交审批;

  14、无论是批准或否决的变更申请都需要记录到变更日志中;

  15、项目经理在整个项目管理生命周期中需要主动管理来维持原有的项目基准不改变,因为改变基准意味着项目绩效没有达到预期;

  16、变更管理需要严格遵守流程,如果不确定当前应该实施哪个步骤,就选按变更管理计划执行

  17、重大变更和紧急变更的定义,也应该写入变更管理计划;

  18、风险应对计划或弹回计划的实施,在需要执行变更控制的情况,需要发起变更请求

  19、如果题干中提到团队成员有镀金或蔓延的现象,问项目经理下一步该如何做?所谓镀金,就是乙方(卖方)为了能够从甲方(买方)那里获得更多的项目机会,免费帮甲方多做超出既定范围的工作。蔓延是指甲方强制,要求乙方多做额外的工作,并没有给乙方补相应的钱和交付时间。镀金和蔓延都会预示着项目的失败,所以项目经理发现这种镀金或蔓延的情况,应该(1)、确认镀金是否存在;(2)、确认镀金造成的影响;(3)、补变更申请流程

  20、变更后一般需要更新的文件包括(项目管理计划、项目范围说明书、工作分解结构(WBS)和项目文件(变更日志)等)。如果选项中项目范围说明书和WBS同时出现,项目范围说明书应该优先于WBS更新,因为项目范围说明书包括项目的验收标准。如果项目管理计划和变更日志同时出现,请优先考虑项目管理计划,因为项目的首要目的是使项目成功,项目管理计划包括成功的检验标准。如果变更具体内容不明确,比如不知道是成本还是范围改变了,优先选择项目管理计划更新的选项;

  21、一个基本原则是精确的对就选精确的,精确的不对就选大的;

  22、在考试中,判断变更请求根本不需要CCB审批,但是其他答案都不对,只有一个选项是CCB审批,那就选CCB,强调变更的审批;

  23、变更管理和配置管理的相关性,变更时基于配置项的改变;

  24、要明确变更请求的类型:纠正措施和预防措施的区别。纠正措施(对当前绩效情况的纠偏活动)、预防措施(为确保未来符合绩效而进行的活动)、缺陷补救(针对不一致产品的返工和重做行为)。简单的来讲:解决产品问题是缺陷补救,解决项目偏差是纠正措施,避免项目未来的偏差是预防措施;

  25、变更请求有时也包括增值变更,即与过程改进计划关联的增值活动;

  26、如果场景中明显是涉及非整合知识领域的其他管理,比如干系人管理的变动,可能首先选更新干系人登记册,而不是选提交变更请求;

  27、在项目收尾阶段,客户要求增加功能,项目经理需要客户提出变更请求。无论如下哪种方式,都不在本项目中去做。因为在项目收尾阶段变更的代价为最高。

  1)、针对大的新需求,要求(第1步)提交正式的变更请求,(第2步)建议签订新合同或启动新项目;

  2)、小的新需求,(第3步)设法拒绝;

  3)、严格按照以上步骤答题,三种选择都是不在此项目中做没有经过审批的变更

  28、如果选项中项目范围说明书和WBS同时出现,项目范围说明书应该优先于WBS更新,因为项目范围说明书包括项目的验收标准;

  29、如果项目管理计划和变更日志同时出现,如果CCB审批通过,请优先考虑项目管理计划,因为项目的首要目的是使项目成功,项目管理计划包括成功的检验标准。如果CCB没有审批通过,请优先考虑变更日志;

  30、如果选项中有项目管理计划和子计划,能确认哪一份子计划应该最先被更新那就选子计划,如果无法确认最先更新哪一份子计划就选择项目管理计划。


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